Xác định cấu trúc phù hợp
Hỗ trợ phân tích yêu cầu, đề xuất loại văn bản và gợi ý thông tin nên bổ sung.
AI tham mưu và soạn thảo văn bản
Tham mưu và soạn thảo văn bản bất kỳ bằng AI
Từ yêu cầu công việc, thông tin đầu vào và tài liệu liên quan, Trợ lý hỗ trợ xây dựng dự thảo có cấu trúc để người dùng tiếp tục kiểm tra, chỉnh sửa và hoàn thiện.
Có thể bắt đầu từ yêu cầu và dữ kiện, không cần có sẵn một bản văn bản hoàn chỉnh.
01
Yêu cầu
Mục đích cần xử lý
02
Thông tin đầu vào
Dữ kiện và tài liệu liên quan
03
Dự thảo
Có cấu trúc để tiếp tục hoàn thiện
Người dùng kiểm tra và quyết định nội dung cuối cùng
Không cần bắt đầu từ trang giấy trắng
Từ yêu cầu đến dự thảo
Bạn cung cấp mục đích, yêu cầu, dữ kiện và tài liệu liên quan; Trợ lý hỗ trợ tổ chức thông tin và xây dựng bản nháp để bạn tiếp tục kiểm tra.
- 01
Xác định loại văn bản
Chọn loại văn bản mong muốn hoặc để Trợ lý đề xuất theo yêu cầu.
- 02
Cung cấp yêu cầu và dữ kiện
Nêu mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nhận và những thông tin cần thể hiện.
- 03
AI xây dựng dự thảo
Trợ lý phân tích đầu vào và tạo bản dự thảo theo kiểu bạn lựa chọn.
- 04
Rà soát và hoàn thiện
Người dùng kiểm tra căn cứ, số liệu và nội dung trước khi quyết định sử dụng.
Tổ chức công việc rõ ràng hơn
Trợ lý hỗ trợ những gì?
Các chức năng dưới đây bám theo luồng tham mưu văn bản đang có trong ứng dụng.
Tổ chức thông tin đầu vào
Đưa yêu cầu, dữ kiện, trường thông tin và tài liệu liên quan vào cùng một quy trình tham mưu.
Soạn dự thảo theo mục đích
Hỗ trợ xây dựng bản nháp theo nhiệm vụ, vấn đề cần xử lý và loại văn bản được chọn.
Giữ các dữ kiện quan trọng
Cho phép người dùng bổ sung tên riêng, số liệu, mốc thời gian và yêu cầu cần giữ trong đầu vào.
Dùng tài liệu tham khảo khi cần
Có thể tải tài liệu đầu vào hoặc chọn văn bản mẫu trong Kho mẫu để hỗ trợ quá trình soạn thảo.
Tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện
Chọn kiểu dự thảo, xem kết quả, tải bản Word và tiếp tục kiểm tra trước khi sử dụng.
Theo nhiều nhu cầu công việc
Tham mưu nhiều loại văn bản
Module hỗ trợ danh mục văn bản hành chính đa dạng; dưới đây là một số loại thường gặp.
Công văn
Báo cáo
Kế hoạch
Bài phát biểu
Tờ trình
Quyết định
Hướng dẫn
Quy chế
Phương án
Biên bản
Giấy mời
Thông báo
Chương trình
Công điện
và các loại văn bản khác đang được hệ thống hỗ trợ
01 / Đầu vào
Thông tin đầu vào càng rõ, dự thảo càng sát yêu cầu
Hãy đưa vào những gì bạn đã biết về công việc. Thông tin cụ thể giúp Trợ lý tổ chức bản dự thảo sát với tình huống thực tế hơn.
- Mục đích của văn bản và vấn đề cần tham mưu.
- Đối tượng nhận, đơn vị thực hiện hoặc người chịu trách nhiệm.
- Nội dung chính cần thể hiện, nhiệm vụ, thời hạn và kết quả mong muốn.
- Số liệu, tên riêng, mốc thời gian và các dữ kiện không được tự ý thay đổi.
- Tài liệu, căn cứ hoặc thông tin liên quan nếu bạn có sẵn.
AI không nên tự đoán dữ kiện thực tế còn thiếu. Người dùng cần bổ sung hoặc kiểm tra lại những phần chưa đủ căn cứ.
Quy trình trong ứng dụng
Cách sử dụng
Thực hiện theo các bước chính dưới đây để bắt đầu một lượt tham mưu văn bản.
- 01
Chọn loại văn bản
Chọn hệ văn bản và loại mong muốn, hoặc để Trợ lý đề xuất.
- 02
Nhập yêu cầu
Ghi ý chỉ đạo, vấn đề cần xử lý và các thông tin cần thể hiện.
- 03
Bổ sung tài liệu
Tải Word, PDF, TXT, Excel, CSV hoặc hình ảnh nếu có tài liệu liên quan.
- 04
Chọn kiểu dự thảo
Có thể dùng văn bản tham khảo và chọn kiểu dự thảo phù hợp với nhu cầu.
- 05
Kiểm tra kết quả
Xem dự thảo, tải Word và kiểm tra nội dung trước khi tiếp tục hoàn thiện.
Bắt đầu từ công việc thực tế
Khi nào nên dùng tham mưu văn bản?
Đây là chức năng phù hợp khi bạn cần dựng bản nháp đầu tiên từ yêu cầu và thông tin đang có.
Cần dựng nhanh bản nháp đầu tiên
Bắt đầu từ mục tiêu và nhiệm vụ thay vì phải tự đặt toàn bộ cấu trúc từ đầu.
Có nhiều dữ kiện cần sắp xếp
Đưa thông tin, tài liệu và yêu cầu vào một quy trình để có khung văn bản dễ kiểm tra.
Muốn chuyển yêu cầu thành dự thảo
Phù hợp khi đã có việc cần triển khai nhưng chưa biết nên trình bày thành văn bản nào.
Cần tham khảo cách diễn đạt
Dùng bản nháp làm điểm bắt đầu để người phụ trách tự chỉnh sửa theo tình hình thực tế.
Chọn đúng chức năng
Bạn đã có sẵn văn bản?
Nếu đã có file Word/PDF cần kiểm tra, rà soát và hoàn thiện, hãy sử dụng chức năng dành cho văn bản đã có.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu tạo dự thảo bằng AI.
Tôi chưa có bản nháp thì có dùng được không?
Có. Chức năng này dành cho việc bắt đầu từ ý chỉ đạo, nhiệm vụ, vấn đề cần xử lý và thông tin bạn cung cấp, không bắt buộc phải có sẵn một bản văn bản hoàn chỉnh.
Tôi cần cung cấp những thông tin gì?
Nên nêu mục đích, đối tượng nhận, nội dung chính, nhiệm vụ, thời hạn, số liệu và các căn cứ hoặc tài liệu liên quan nếu có.
AI có tự bổ sung số liệu hoặc sự việc tôi chưa cung cấp không?
Không nên coi AI là nguồn xác minh dữ kiện còn thiếu. Người dùng cần cung cấp hoặc kiểm tra lại số liệu, tên riêng, mốc thời gian và căn cứ trước khi sử dụng.
Có thể tham mưu những loại văn bản nào?
Hệ thống có các loại như Công văn, Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Quyết định, Hướng dẫn, Quy chế, Biên bản, Giấy mời, Thông báo và các loại khác trong danh mục hỗ trợ.
Sau khi AI tạo dự thảo tôi có thể chỉnh sửa tiếp không?
Có. Bạn có thể xem kết quả, tải bản Word và tiếp tục chỉnh sửa, đối chiếu hoặc hoàn thiện theo yêu cầu thực tế.
Kết quả AI có thể sử dụng ngay để ban hành không?
Không nên sử dụng ngay khi chưa kiểm tra. Người dùng cần rà lại nội dung, dữ kiện, căn cứ, thể thức và chịu trách nhiệm với bản cuối trước khi trình ký hoặc ban hành.
Bắt đầu từ yêu cầu
Bắt đầu từ yêu cầu, hoàn thiện thành dự thảo
Đưa công việc, dữ kiện và tài liệu liên quan vào một quy trình tham mưu rõ ràng hơn.