Kỳ/thời gian báo cáo
Nêu khoảng thời gian hoặc mốc kỳ cần tổng hợp để đặt kết quả vào đúng bối cảnh.
AI hỗ trợ soạn báo cáo
Viết báo cáo bằng AI từ kết quả và số liệu thực tế
Cung cấp kết quả đã thực hiện, số liệu, tồn tại và những nội dung cần báo cáo. Trợ lý hỗ trợ tổ chức thông tin thành một dự thảo có cấu trúc để người dùng tiếp tục kiểm tra và hoàn thiện.
Báo cáo do AI hỗ trợ tạo vẫn cần được kiểm tra trước khi sử dụng.
01
KẾT QUẢ
Nội dung đã thực hiện
02
SỐ LIỆU
Thông tin cần đối chiếu
03
TỒN TẠI
Điểm cần nêu rõ
DỰ THẢO BÁO CÁO · NHIỆM VỤ TIẾP THEO
01 / Cách tổ chức nội dung
Báo cáo không chỉ là liệt kê kết quả
Một báo cáo tốt cần giúp người đọc nhìn thấy điều đã làm, kết quả đạt được, điểm còn hạn chế và hướng xử lý tiếp theo trong cùng một mạch thông tin.
- Chọn đúng kết quả nổi bật thay vì đưa mọi thông tin vào như nhau.
- Đưa số liệu vào đúng chỗ để kết quả có cơ sở đối chiếu.
- Phân biệt rõ kết quả đã thực hiện với tồn tại, hạn chế.
- Làm rõ nguyên nhân nếu người dùng đã có dữ kiện phù hợp.
- Xác định nhiệm vụ hoặc đề xuất tiếp theo khi có thông tin liên quan.
AI hỗ trợ tổ chức những dữ kiện người dùng đã cung cấp, không tự tạo thành tích hoặc số liệu mới.
Chuẩn bị thông tin thực tế
Cần cung cấp những gì?
Các thông tin dưới đây là dữ liệu đầu vào hữu ích khi xây dựng báo cáo; không phải báo cáo nào cũng bắt buộc có đầy đủ tất cả các trường.
Nội dung công việc đã triển khai
Ghi những việc đã thực hiện, phạm vi và đối tượng liên quan nếu đã xác định.
Kết quả nổi bật
Chọn các kết quả chính cần được thể hiện trong báo cáo.
Số liệu cụ thể
Cung cấp số liệu, đơn vị tính và mốc đối chiếu để người dùng kiểm tra lại.
Tồn tại, hạn chế
Nêu những điểm chưa đạt, vướng mắc hoặc phần việc còn tiếp tục xử lý.
Nguyên nhân nếu đã xác định
Chỉ đưa nguyên nhân đã có căn cứ hoặc được người dùng cung cấp.
Nhiệm vụ thời gian tới
Ghi các việc dự kiến thực hiện tiếp theo và thời hạn nếu đã có.
Kiến nghị/đề xuất nếu có
Bổ sung đề xuất, nhu cầu hỗ trợ hoặc hướng xử lý cần trình bày.
Nếu đã có báo cáo cũ hoặc mẫu tham khảo, bạn có thể xem thêm Kho mẫu văn bản để chủ động chọn tài liệu phù hợp.
Quy trình trong ứng dụng
Trợ lý hỗ trợ soạn báo cáo như thế nào?
Luồng dưới đây bám theo cách chọn loại văn bản, nhập yêu cầu và kiểm tra dự thảo trong chức năng Tham mưu văn bản.
- 01
Chọn loại văn bản Báo cáo
Chọn Báo cáo trong danh mục loại văn bản đang được hệ thống hỗ trợ.
- 02
Cung cấp yêu cầu báo cáo
Nêu mục đích, kỳ báo cáo, đối tượng đọc và những nội dung cần thể hiện.
- 03
Nhập kết quả, số liệu và dữ kiện
Đưa thông tin thực tế, kết quả, tồn tại và tài liệu liên quan nếu có.
- 04
AI tổ chức thành dự thảo
Trợ lý phân tích đầu vào và xây dựng bản nháp báo cáo theo yêu cầu.
- 05
Người dùng kiểm tra số liệu và nội dung
Đối chiếu tên riêng, thời gian, số liệu, căn cứ và các nhận định trong bản nháp.
- 06
Tiếp tục hoàn thiện
Chỉnh sửa, tải bản Word và hoàn thiện báo cáo theo tình hình thực tế.
02 / Kiểm tra dữ kiện
Giữ nguyên sự thật và số liệu
AI chỉ nên tổ chức và diễn đạt lại những gì người dùng cung cấp. Các thông tin quan trọng vẫn cần được kiểm tra với hồ sơ, số liệu và người chịu trách nhiệm trước khi sử dụng.
- Không tự tạo số liệu hoặc thành tích chưa được cung cấp.
- Không tự kết luận nguyên nhân khi chưa có dữ kiện.
- Không biến nhiệm vụ dự kiến thành kết quả đã hoàn thành.
- Không tự thay đổi tên đơn vị, thời gian hoặc số liệu người dùng cung cấp.
- Kiểm tra lại căn cứ, nội dung và bản cuối trước khi trình ký hoặc sử dụng.
Bản dự thảo do AI hỗ trợ không thay thế việc xác minh số liệu, nội dung và trách nhiệm của người sử dụng.
Theo nhu cầu công việc
Một số nhu cầu báo cáo thường gặp
Các ví dụ dưới đây mô tả nhu cầu sử dụng phổ biến, không phải danh mục pháp lý bắt buộc.
Báo cáo công tác
Tổng hợp việc đã làm, kết quả và nội dung cần tiếp tục xử lý.
Báo cáo định kỳ
Trình bày tình hình theo tuần, tháng, quý hoặc kỳ báo cáo cụ thể.
Báo cáo sơ kết
Nhìn lại kết quả ở một giai đoạn và xác định phần việc còn lại.
Báo cáo tổng kết
Tổ chức kết quả, tồn tại và nhiệm vụ sau một đợt hoặc giai đoạn.
Báo cáo chuyên đề
Tập trung vào một vấn đề, nhiệm vụ hoặc nhóm dữ kiện cụ thể.
Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ
Đối chiếu nhiệm vụ được giao với kết quả, tiến độ và khó khăn thực tế.
Báo cáo tiến độ
Cập nhật phần đã hoàn thành, phần đang làm và mốc tiếp theo.
Chọn đúng chức năng
Có nhiều file báo cáo cần gộp?
Nếu nhu cầu chính là đưa nhiều bảng số liệu về một file chung để tiếp tục kiểm tra, hãy xem Tổng hợp bảng số liệu.
Chuyển dữ kiện thành lời nói
Từ báo cáo đến bài phát biểu
Nếu đã có kết quả, số liệu hoặc nội dung tổng hợp và cần trình bày trước hội nghị, buổi làm việc hoặc sự kiện, bạn có thể xem Viết bài phát biểu bằng AI để tổ chức lại thông điệp theo cách dễ nói hơn.
Chuyển sang bước rà soát
Đã có bản dự thảo?
Nếu đã có báo cáo Word/PDF, bạn có thể chuyển sang bước rà soát thay vì tạo lại từ đầu.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu viết báo cáo bằng AI.
Chưa có bản nháp báo cáo thì có dùng được không?
Có. Bạn có thể bắt đầu từ yêu cầu, kết quả công việc, số liệu và các dữ kiện đang có; không bắt buộc phải có sẵn một bản báo cáo hoàn chỉnh.
Tôi cần cung cấp số liệu như thế nào?
Nên nêu số liệu kèm đơn vị tính, kỳ hoặc mốc đối chiếu và nguồn thông tin nếu có. Sau khi tạo dự thảo, cần kiểm tra lại các con số trước khi sử dụng.
AI có tự tạo số liệu còn thiếu không?
Không nên coi AI là nguồn bổ sung số liệu. Phần còn thiếu cần được người dùng cung cấp hoặc xác minh từ hồ sơ, báo cáo và nguồn thực tế.
Có thể viết báo cáo từ các ý rời không?
Có. Bạn có thể đưa các ý, kết quả, tồn tại và yêu cầu đang có; Trợ lý hỗ trợ tổ chức thành bản dự thảo để tiếp tục kiểm tra.
Có thể dùng báo cáo cũ làm mẫu không?
Có thể cung cấp tài liệu tham khảo hoặc chọn mẫu phù hợp nếu có. Người dùng vẫn cần kiểm tra lại nội dung và dữ kiện của báo cáo mới.
Sau khi tạo báo cáo có thể chỉnh sửa tiếp không?
Có. Bạn có thể xem kết quả, chỉnh sửa nội dung, tải bản Word và tiếp tục hoàn thiện theo yêu cầu thực tế.
Báo cáo do AI tạo có thể sử dụng ngay không?
Không nên sử dụng ngay khi chưa kiểm tra. Cần rà soát số liệu, nội dung, căn cứ, tên riêng, thời gian và bản cuối trước khi trình ký hoặc sử dụng.
Bắt đầu từ kết quả thực tế
Từ kết quả và số liệu, xây dựng dự thảo báo cáo rõ ràng
Đưa thông tin thực tế vào quy trình tham mưu để bắt đầu một bản dự thảo có cấu trúc hơn.