Mẫu tài khoản
Kho riêng của tài khoản hiện tại. Bạn có thể tải mẫu lên, lưu dự thảo đang xem thành mẫu và quản lý những tệp muốn dùng lại.
Riêng tư và do người dùng chủ động quản lýKho mẫu phục vụ tham mưu và soạn thảo
Kho mẫu văn bản để tìm, lưu và sử dụng lại khi soạn thảo
Lưu những mẫu văn bản thường dùng, bổ sung thông tin phân loại và tìm lại khi cần. Khi bắt đầu một dự thảo mới, bạn chủ động chọn mẫu tham khảo phù hợp để giữ bố cục, văn phong và logic cần thiết.
Hỗ trợ .doc, .docx, .pdf và .txt; mẫu chỉ được dùng khi người dùng chủ động lựa chọn.
Công vănHành chính · 2025
Kế hoạchĐơn vị · 2025
Báo cáoTham khảo · 2024
Chọn mẫu phù hợpTham mưu văn bản
01 / Lưu có chủ đích
Không cần tìm lại mẫu mỗi lần soạn văn bản
Một văn bản cũ có thể đã có bố cục, cách trình bày và mạch lập luận phù hợp. Nhưng nếu mẫu nằm rải rác trong nhiều thư mục hoặc phải hỏi lại đồng nghiệp, việc tìm đúng phiên bản sẽ mất thời gian và dễ dùng nhầm dữ liệu cũ.
- Lưu mẫu thường dùng vào một nơi để không phải dò lại từng thư mục.
- Ghi tên, hệ văn bản, loại văn bản, ngành hoặc lĩnh vực và năm để tìm đúng ngữ cảnh.
- Lọc danh sách theo thông tin cần tìm thay vì mở lần lượt nhiều tệp.
- Người dùng luôn chủ động xem trước và chọn mẫu, không tự động áp dụng mẫu vào dự thảo.
Kho mẫu giúp giữ lại cấu trúc và cách trình bày có ích cho lần sau; nội dung mới vẫn phải dựa trên yêu cầu và thông tin thực tế hiện tại.
Phân tách rõ phạm vi sử dụng
Hai nguồn mẫu trong một nơi
Kho mẫu giúp phân biệt phần bạn tự quản lý với những mẫu dùng chung được cung cấp theo phạm vi và quyền truy cập.
Mẫu hệ thống
Mẫu dùng chung được hệ thống cung cấp theo quyền truy cập. Người dùng có thể xem và sử dụng trong phạm vi được cấp; việc quản lý kho hệ thống thuộc phạm vi quản trị.
Dùng chung theo phạm vi và quyền được cấp02 / Phân loại từ đầu
Thêm mẫu và phân loại ngay từ đầu
Khi thêm một mẫu, bạn có thể tải tệp và bổ sung các thông tin giúp việc tìm kiếm sau này rõ ràng hơn. Kho hỗ trợ các định dạng đang được module xử lý.
.doc.docx.pdf.txt
- Tên mẫu và mô tả ngắn về tình huống nên sử dụng.
- Hệ văn bản, loại văn bản hoặc loại mẫu hồ sơ.
- Nhóm cơ quan, ngành và lĩnh vực chi tiết.
- Năm và ghi chú sử dụng để nhận biết bối cảnh của mẫu.
Nếu mẫu thuộc nhóm pháp lý, hệ thống có thêm trường phân loại theo vai trò hồ sơ. Thông tin phân loại chỉ giúp quản lý và tìm kiếm, không thay thế việc kiểm tra nội dung.
Tìm theo đúng ngữ cảnh
Tìm đúng mẫu khi cần
Thu hẹp danh sách theo từ khóa và các trường phân loại để nhanh chóng nhìn thấy những mẫu phù hợp với công việc đang xử lý.
Từ khóa
Tìm trong tên văn bản, số hiệu hoặc ghi chú của mẫu.
Hệ và loại văn bản
Lọc theo hành chính, Đảng, Đoàn, pháp lý và loại mẫu tương ứng.
Ngành và lĩnh vực
Kết hợp nhóm cơ quan, ngành hoặc lĩnh vực chi tiết khi danh sách lớn.
Năm
Khoanh vùng mẫu theo năm được ghi trong thông tin quản lý.
Các bộ lọc giúp thu hẹp danh sách; hệ thống không tự chọn mẫu thay cho người dùng.
03 / Kiểm tra trước khi dùng
Xem mẫu trước khi sử dụng
Trước khi đưa một mẫu vào luồng tham mưu, bạn có thể xem trước tệp và kiểm tra thông tin mô tả để biết mẫu có đúng bối cảnh hay không.
- Đối chiếu tên, loại văn bản, nguồn mẫu và năm.
- Quan sát bố cục, các phần chính và cách trình bày.
- Xem cách diễn đạt, mạch nội dung và những chỗ cần thay bằng dữ liệu mới.
- Chỉ chọn dùng khi mẫu thật sự phù hợp với yêu cầu hiện tại.
Tính năng xem trước hỗ trợ quyết định sử dụng mẫu. Việc mẫu xuất hiện trong kho không tự xác nhận mẫu có giá trị pháp lý hoặc luôn còn phù hợp.
Nguyên tắc quan trọng
Mẫu là khung tham khảo, không phải dữ liệu mới
Mẫu giúp tham khảo bố cục, thể thức, văn phong và logic trình bày. Khi tạo dự thảo mới, số liệu và thông tin phải lấy từ yêu cầu hiện tại hoặc dữ liệu người dùng cung cấp.
- Không tự giữ lại số, ngày tháng, tên cơ quan, người ký hoặc nơi nhận của văn bản cũ.
- Không dùng lại số liệu, thời hạn, nhiệm vụ, tình tiết vụ việc hoặc căn cứ pháp lý đã hết bối cảnh.
- Không xem mẫu là kết quả đã được thẩm định; người dùng cần đọc, thay dữ liệu và kiểm tra trước khi dùng.
Chủ động chọn cách áp dụng
Hai cách dùng mẫu khi tham mưu
Khi đã chọn một mẫu trong kho, bạn chọn rõ cách mẫu hỗ trợ cho dự thảo đang chuẩn bị.
Giữ văn phong và logic của mẫu
Tham khảo cách viết, cách lập luận và cách chia mục của mẫu; không lấy dữ kiện cũ đưa sang văn bản mới.
Tạo văn bản mới dựa trên mẫu
Dùng mẫu làm điểm xuất phát cho một văn bản mới, sau đó nhập thông tin hiện tại và kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi sử dụng.
Từ kho mẫu đến dự thảo mới
Quy trình sử dụng rõ ràng
Mỗi bước đều để người dùng kiểm tra và quyết định, từ lúc tìm mẫu đến khi bắt đầu một dự thảo mới.
- 01
Tìm mẫu
Mở Kho mẫu và tìm theo từ khóa, loại, ngành, lĩnh vực hoặc năm.
- 02
Xem trước
Kiểm tra nguồn, thông tin phân loại, bố cục và các phần chính của mẫu.
- 03
Chọn cách dùng
Giữ văn phong và logic hoặc tạo văn bản mới dựa trên mẫu.
- 04
Về Tham mưu
Trong phần Văn bản tham khảo, chọn Kho mẫu và chọn văn bản mẫu phù hợp.
- 05
Nhập dữ liệu mới
Cung cấp yêu cầu, số liệu, tên, thời gian và thông tin thực tế hiện tại.
Bạn có thể bắt đầu bước tiếp theo tại Tham mưu và soạn thảo văn bản.
Danh mục có thể mở rộng
Các loại mẫu có thể quản lý
Tùy danh mục và hệ văn bản, kho có thể lưu các loại mẫu thường gặp trong công việc hành chính và tham mưu.
Công vănBáo cáoKế hoạchThông báoTờ trìnhQuyết địnhBiên bảnGiấy mời
Đây là các ví dụ thường gặp; danh mục thực tế phụ thuộc vào hệ thống và những mẫu được thêm vào kho.
Tích lũy từ công việc thực tế
Khi nào nên lưu một văn bản vào kho mẫu?
Không phải văn bản nào cũng cần lưu. Hãy ưu tiên những văn bản có cấu trúc hữu ích và có khả năng được dùng lại.
Đã có bố cục phù hợp
Văn bản có cách trình bày và cấu trúc mà đơn vị thường muốn tham khảo.
Loại văn bản lặp lại
Cùng một dạng công việc xuất hiện nhiều lần và cần bắt đầu từ một khung quen thuộc.
Có lĩnh vực riêng
Mẫu chứa cách tổ chức nội dung hữu ích cho một ngành hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể.
Muốn giữ cho lần sau
Lưu một mẫu cá nhân hoặc mẫu dùng chung để dễ tìm và xem lại khi có nhu cầu.
04 / Tạo mẫu từ công việc đã làm
Lưu dự thảo phù hợp thành mẫu
Nếu dự thảo đang xem có bố cục hoặc cách triển khai hữu ích cho những lần sau, bạn có thể chọn Lưu dự thảo đang xem để đưa bản phù hợp vào kho mẫu của tài khoản.
- Đặt lại tên và bổ sung thông tin phân loại trước khi lưu.
- Ghi chú tình huống nên dùng để lần sau tìm nhanh hơn.
- Đọc lại và loại bỏ dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin chỉ đúng với vụ việc cũ.
Việc lưu dự thảo thành mẫu không biến nội dung cũ thành dữ liệu cho mọi văn bản sau này. Khi dùng lại, hãy thay bằng thông tin mới và kiểm tra lại.
Bắt đầu trong ứng dụng
Cách sử dụng Kho mẫu
Thực hiện các bước dưới đây để thêm, tìm và đưa mẫu tham khảo vào luồng soạn thảo.
- 01
Mở Kho mẫu văn bản
Vào module Kho mẫu văn bản trong Trợ lý Văn phòng AI.
- 02
Thêm hoặc lưu mẫu
Tải tệp lên hoặc chọn lưu dự thảo đang xem thành mẫu.
- 03
Đặt tên và phân loại
Chọn hệ, loại, ngành, lĩnh vực, năm và ghi chú sử dụng nếu cần.
- 04
Tìm và xem trước
Dùng bộ lọc để tìm, mở xem mẫu và kiểm tra trước khi chọn.
- 05
Chọn trong Tham mưu
Chọn Văn bản tham khảo → Kho mẫu → Chọn văn bản mẫu.
Sau khi chọn cách dùng mẫu, hãy nhập dữ liệu của yêu cầu hiện tại rồi đọc và kiểm tra dự thảo mới.
Kết hợp các chức năng
Từ kho mẫu đến văn bản hoàn thiện
Kho mẫu là điểm bắt đầu để tham khảo. Bạn có thể tiếp tục soạn thảo hoặc rà soát văn bản trong các chức năng liên quan.
Tham mưu và soạn thảo văn bản
Chọn mẫu tham khảo, cung cấp thông tin hiện tại và bắt đầu một dự thảo mới.
Tham mưu và soạn thảoĐánh giá và hoàn thiện văn bản
Kiểm tra nội dung, thể thức và những điểm cần rà lại trong văn bản đã có.
Đánh giá và hoàn thiệnGiải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điểm cần biết trước khi lưu và sử dụng mẫu văn bản.
Kho mẫu có những loại tệp nào?
Module hỗ trợ các tệp .doc, .docx, .pdf và .txt để lưu và quản lý mẫu.
Mẫu tài khoản khác mẫu hệ thống như thế nào?
Mẫu tài khoản là kho riêng do người dùng quản lý. Mẫu hệ thống là mẫu dùng chung theo phạm vi và quyền truy cập được cấp.
Có thể tìm mẫu theo ngành hoặc lĩnh vực không?
Có. Bạn có thể kết hợp nhóm cơ quan, ngành, lĩnh vực chi tiết, hệ văn bản, loại văn bản, từ khóa và năm để thu hẹp danh sách.
Có thể xem mẫu trước khi chọn không?
Có. Hãy dùng chức năng xem trước để kiểm tra tên, nguồn, năm, bố cục và nội dung mẫu trước khi đưa vào luồng tham mưu.
Có thể lưu dự thảo đang xem thành mẫu không?
Có. Chọn “Lưu dự thảo đang xem”, sau đó đặt tên, phân loại và ghi chú để quản lý bản phù hợp trong kho tài khoản.
Mẫu cũ có tự giữ lại số liệu và tên người ký không?
Không. Mẫu chỉ hỗ trợ tham khảo cấu trúc, bố cục, văn phong và logic. Số liệu, ngày tháng, tên cơ quan, người ký, thời hạn và dữ kiện mới phải do người dùng cung cấp hoặc kiểm tra lại theo yêu cầu hiện tại.
Mẫu trong kho có được xem là văn bản đã được thẩm định không?
Không. Việc lưu hoặc xuất hiện trong kho chỉ phục vụ quản lý và tham khảo; người dùng vẫn cần kiểm tra nội dung, thẩm quyền và tính phù hợp trước khi sử dụng.
Chuẩn bị cho những lần soạn thảo tiếp theo
Xây dựng kho mẫu riêng để lần sau soạn nhanh hơn
Lưu, phân loại và tìm lại những mẫu phù hợp, sau đó chủ động chọn mẫu khi bắt đầu một dự thảo mới.