Gộp nhiều file
Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng thành một tập dữ liệu chung trong cùng một lượt xử lý.
Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn
Tổng hợp bảng số liệu từ Excel, CSV và Word
Tải nhiều bảng dữ liệu lên cùng lúc, hệ thống hỗ trợ chuẩn hóa, gộp dữ liệu, phát hiện các điểm cần kiểm tra và tạo file Excel tổng hợp để tiếp tục sử dụng.
Hỗ trợ .xlsx, .csv, .docx; tệp .doc cũ cần lưu hoặc chuyển sang .docx trước khi tải.
bao-cao-01.xlsxExcel · 12 dòng
so-lieu-02.csvCSV · 9 dòng
bang-03.docxWord · có bảng
Đọc, chuẩn hóa và kiểm tra
Bảng Excel tổng hợpĐã tạo kết quả để kiểm tra
Có cảnh báo
01 / Gộp dữ liệu
Gộp nhiều bảng thành một
Thay vì mở từng file rồi sao chép thủ công, bạn có thể đưa nhiều bảng dữ liệu vào cùng một lần xử lý để hệ thống đọc cấu trúc, tổng hợp và tạo bảng kết quả dễ kiểm tra hơn.
- Chọn một hoặc nhiều tệp dữ liệu trong cùng một lượt xử lý.
- Đọc bảng từ Excel .xlsx, CSV .csv và Word .docx.
- Nhận diện cấu trúc hàng hoặc cột tương đồng để đưa về bảng tổng hợp.
- Không ép cộng các bảng khác cấu trúc; hệ thống đưa ra cảnh báo để người dùng kiểm tra.
Tệp Word cũ .doc cần được lưu hoặc chuyển sang .docx trước khi tải lên theo hướng dẫn của module.
Từ nhiều bảng đến dữ liệu dễ kiểm tra
Hệ thống hỗ trợ những gì?
Các bước tổng hợp tập trung vào việc đọc cấu trúc, đối chiếu dữ liệu và tạo file kết quả để người dùng tiếp tục rà soát.
Chuẩn hóa cấu trúc
Nhận diện bảng theo dạng hàng hoặc cột và sắp xếp các trường tương đồng để dễ tổng hợp.
Phát hiện dữ liệu thiếu
Khoanh vùng các ô chưa có giá trị để người dùng bổ sung hoặc kiểm tra trước khi sử dụng.
Phát hiện dữ liệu trùng
Nhận diện giá trị bị lặp trong cùng sheet và đưa ra cảnh báo kèm vị trí dòng liên quan.
Kiểm tra sai lệch
Cảnh báo giá trị không phải số, số âm, tỷ lệ ngoài khoảng phù hợp hoặc dòng và cột không tương thích.
Xuất Excel tổng hợp
Tạo file Excel tổng hợp để tải xuống, tiếp tục rà soát và dùng cho bước báo cáo tiếp theo.
Chuẩn bị file trước khi bắt đầu
Các định dạng đầu vào
Chọn đúng định dạng giúp hệ thống đọc bảng và xử lý dữ liệu thuận lợi hơn.
Excel .xlsx
CSV .csv
Word có bảng .docx
Word cũ .doc → .docx
Tệp .doc cũ nên được lưu hoặc chuyển sang .docx trước khi tải lên.
Quy trình rõ ràng
Từ nhiều file đến một bảng tổng hợp
Luồng xử lý đi từ file nguồn đến kết quả Excel, với bước kiểm tra trước khi tải xuống.
- 01
Chọn nhiều file dữ liệu
Tải một hoặc nhiều bảng Excel, CSV hoặc Word có bảng.
- 02
Đọc cấu trúc bảng
Hệ thống xác định hàng, cột, chỉ tiêu và các trường dữ liệu cần xử lý.
- 03
Gộp và kiểm tra dữ liệu
Dữ liệu được tổng hợp theo cấu trúc tương thích và ghi nhận các điểm cần rà lại.
- 04
Xem bảng chuẩn và cảnh báo
Kiểm tra số file, số dòng, số ô dữ liệu và các cảnh báo phát sinh.
- 05
Tải Excel tổng hợp
Tải file kết quả sau khi đã xem lại các điểm cần kiểm tra.
02 / Kiểm tra
Kiểm tra trước khi xuất
Ngoài việc gộp dữ liệu, hệ thống đưa ra các điểm cần kiểm tra để người dùng không phải chờ đến lúc mở file cuối cùng mới phát hiện vấn đề.
- Ô dữ liệu chưa có giá trị hoặc chỉ tiêu chưa được nhập đầy đủ.
- Giá trị bị trùng trong cùng sheet hoặc cùng nhóm dữ liệu.
- Giá trị không phù hợp với kiểu dữ liệu số hoặc tỷ lệ được nhận diện.
- Dòng, cột hoặc cấu trúc bảng khác với nhóm biểu mẫu tương ứng.
- Cảnh báo được giữ lại để người dùng quyết định có cần chỉnh sửa hay không.
Đây là chức năng hỗ trợ phát hiện và cảnh báo, không xác nhận số liệu đúng tuyệt đối. Người dùng vẫn quyết định dữ liệu cuối cùng trước khi sử dụng.
Bắt đầu từ công việc thực tế
Khi nào nên dùng?
Chức năng phù hợp khi số liệu đang nằm rải rác trong nhiều bảng và cần đưa về một file chung.
Nhiều đơn vị gửi file riêng
Gộp các bảng Excel hoặc CSV do nhiều đơn vị gửi về thành một nguồn dữ liệu chung.
Tổng hợp báo cáo định kỳ
Đưa các file theo kỳ báo cáo vào một quy trình để giảm thao tác sao chép thủ công.
Cần rà dòng thiếu hoặc trùng
Kiểm tra các điểm bất thường trước khi dùng bảng chung cho bước báo cáo tiếp theo.
Cần một file Excel chung
Tạo file tổng hợp để tiếp tục rà soát, chỉnh sửa hoặc trình bày số liệu.
03 / Ví dụ
Ví dụ quy trình
Ba đơn vị gửi ba file Excel cùng biểu mẫu. Người dùng đưa cả ba file vào chức năng để có một bảng kết quả thống nhất hơn.
- 013 file đầu vào
Mỗi đơn vị gửi một bảng Excel theo biểu mẫu đang sử dụng.
- 02Đọc bảng
Hệ thống đọc các hàng, cột và chỉ tiêu có trong từng file.
- 03Gộp dữ liệu
Các phần tương thích được đưa về bảng tổng hợp chung.
- 04Hiển thị cảnh báo
Người dùng xem những dòng thiếu, trùng hoặc khác cấu trúc cần rà lại.
- 05Xuất 1 file tổng hợp
Tải Excel tổng hợp để tiếp tục kiểm tra và làm báo cáo.
Sau khi đã gộp và kiểm tra số liệu, nếu cần chuyển kết quả và số liệu thành nội dung báo cáo, có thể tiếp tục ở Viết báo cáo bằng AI.
Quy trình trong ứng dụng
Cách sử dụng
Thực hiện theo các bước chính dưới đây để bắt đầu một lượt tổng hợp bảng số liệu.
- 01
Mở Tổng hợp bảng số liệu
Vào chức năng tương ứng trong Trợ lý Văn phòng AI.
- 02
Chọn các bảng số liệu
Chọn một hoặc nhiều tệp .xlsx, .csv, .docx; .doc cũ nên chuyển sang .docx.
- 03
Bấm “Gộp và kiểm tra bảng”
Hệ thống đọc các bảng và thực hiện tổng hợp theo cấu trúc nhận diện được.
- 04
Xem kết quả và cảnh báo
Kiểm tra tổng quan số file, số dòng, ô dữ liệu và các cảnh báo phát sinh.
- 05
Bấm “Tải Excel tổng hợp”
Tải file .xlsx sau khi đã xem lại các điểm cần kiểm tra.
Chức năng trong ứng dụng yêu cầu đăng nhập và kiểm tra hạn mức sử dụng trước khi xử lý file.
Chọn đúng công cụ
Bạn cần xử lý nội dung văn bản thay vì bảng số liệu?
Tham mưu và soạn thảo văn bản
Bắt đầu từ yêu cầu, dữ kiện và tài liệu đầu vào để xây dựng dự thảo văn bản.
Tham mưu văn bảnĐánh giá và hoàn thiện văn bản
Rà soát nội dung, thể thức và những điểm cần kiểm tra trong file Word hoặc PDF đã có.
Đánh giá văn bảnGiải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu tổng hợp bảng số liệu.
Có thể gộp nhiều file Excel cùng lúc không?
Có. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều tệp trong ô “Các bảng số liệu” rồi bấm “Gộp và kiểm tra bảng”.
Có hỗ trợ file CSV không?
Có. Module hỗ trợ tệp .csv cùng với .xlsx và .docx có bảng.
Có thể lấy bảng từ file Word không?
Có thể đọc bảng trong file .docx. Tệp .doc cũ cần được lưu hoặc chuyển sang .docx trước khi tải theo hướng dẫn.
File .doc cũ có dùng trực tiếp được không?
Nên chuyển hoặc lưu lại thành .docx trước khi tải lên để quá trình đọc bảng ổn định theo định dạng module hỗ trợ.
Hệ thống có phát hiện dữ liệu bị trùng không?
Hệ thống có thể đưa ra cảnh báo khi phát hiện dữ liệu trùng trong cùng sheet, nhưng người dùng vẫn cần đối chiếu với file nguồn.
File sau khi tổng hợp được tải về định dạng gì?
Kết quả được tải về dưới dạng file Excel .xlsx để tiếp tục kiểm tra hoặc làm báo cáo.
Bắt đầu từ các bảng đang có
Gộp nhiều bảng, tạo một file tổng hợp rõ ràng
Đưa các bảng số liệu vào một quy trình chung để giảm thao tác thủ công và dễ kiểm tra trước khi sử dụng kết quả.