Mục tiêu của kế hoạch
Nêu điều cần đạt hoặc vấn đề muốn giải quyết.
AI hỗ trợ lập kế hoạch
Lập kế hoạch bằng AI từ mục tiêu và nhiệm vụ thực tế
Cung cấp mục tiêu, nhiệm vụ cần triển khai, thời gian, đơn vị thực hiện và các điều kiện liên quan. Trợ lý hỗ trợ tổ chức thành dự thảo kế hoạch để người dùng tiếp tục rà soát và hoàn thiện.
Kế hoạch do AI hỗ trợ tạo vẫn cần được kiểm tra theo tình hình thực tế.
01
MỤC TIÊUĐiều cần đạt
02
NHIỆM VỤViệc cần triển khai
03
TIẾN ĐỘMốc thời gian đã có
04
PHÂN CÔNGĐơn vị, cá nhân nếu đã xác định
DỰ THẢO KẾ HOẠCH · KIỂM TRA TRƯỚC KHI DÙNG
01 / Bản chất công việc
Kế hoạch cần trả lời rõ: làm gì, ai làm, khi nào
Một bản kế hoạch thường cần biến mục tiêu chung thành những việc có thể theo dõi. Mức độ chi tiết phụ thuộc vào nhiệm vụ và dữ kiện thực tế mà người dùng có.
- Mục tiêu cần đạt và phạm vi cần triển khai.
- Các công việc hoặc nhiệm vụ cần thực hiện.
- Chủ thể, đơn vị hoặc người thực hiện nếu đã xác định.
- Thời gian, mốc tiến độ và thời hạn liên quan.
- Cách phối hợp giữa các bên khi có yêu cầu.
- Nguồn lực hoặc điều kiện thực hiện nếu đã có thông tin.
- Kết quả cần hoàn thành và cách kiểm tra nếu có.
AI hỗ trợ tổ chức các dữ kiện người dùng cung cấp thành mạch nội dung rõ hơn, không tự đặt thêm nhiệm vụ khi chưa có yêu cầu.
Chuẩn bị dữ kiện thực tế
Cần cung cấp những gì?
Thông tin càng rõ, dự thảo kế hoạch càng sát thực tế. Không phải kế hoạch nào cũng bắt buộc có đầy đủ tất cả các trường dưới đây.
Căn cứ và yêu cầu
Bổ sung căn cứ, chỉ đạo hoặc yêu cầu dẫn đến việc lập kế hoạch nếu có.
Nhiệm vụ cần triển khai
Ghi các nhóm việc, đầu việc hoặc kết quả cần thực hiện.
Đơn vị hoặc cá nhân thực hiện
Nêu chủ trì, phối hợp và người phụ trách khi đã được xác định.
Mốc thời gian
Cung cấp thời hạn, giai đoạn hoặc tiến độ mong muốn nếu đã có.
Địa điểm và phạm vi
Thêm phạm vi, địa bàn hoặc địa điểm liên quan khi cần thiết.
Nguồn lực và điều kiện
Nêu nguồn lực, phương tiện hoặc điều kiện thực hiện đã biết.
Kết quả cần đạt
Mô tả sản phẩm, chỉ tiêu hoặc kết quả cần hoàn thành nếu có căn cứ.
Yêu cầu phối hợp
Ghi cách phối hợp giữa các đơn vị hoặc bộ phận liên quan.
Nội dung báo cáo, kiểm tra
Bổ sung cách theo dõi hoặc báo cáo tiến độ nếu nhiệm vụ có yêu cầu.
Có thể bắt đầu từ những thông tin đang có rồi tiếp tục bổ sung, kiểm tra và hoàn thiện dự thảo sau đó.
Quy trình trong ứng dụng
Trợ lý hỗ trợ lập kế hoạch như thế nào?
Luồng dưới đây bám theo cách chọn loại văn bản, nhập yêu cầu và kiểm tra dự thảo trong chức năng Tham mưu văn bản.
- 01
Xác định mục tiêu và phạm vi
Nêu điều cần đạt, đối tượng và phạm vi triển khai nếu đã biết.
- 02
Nhóm các nhiệm vụ cần thực hiện
Đưa các nhóm việc, yêu cầu và kết quả mong muốn vào đầu vào.
- 03
Sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự
Trợ lý hỗ trợ tổ chức các nội dung theo mạch dễ đọc và dễ kiểm tra.
- 04
Làm rõ mốc thời gian và trách nhiệm
Thể hiện những dữ kiện về tiến độ và phân công khi người dùng đã cung cấp.
- 05
Xây dựng dự thảo kế hoạch
Chọn loại văn bản Kế hoạch để tạo bản nháp theo yêu cầu thực tế.
- 06
Người dùng kiểm tra và hoàn thiện
Đối chiếu căn cứ, nhiệm vụ, tiến độ, phân công và bản cuối trước khi dùng.
02 / Tổ chức công việc
Từ mục tiêu lớn đến nhiệm vụ cụ thể
Một mục tiêu chung nếu không được chia nhỏ thì kế hoạch dễ trở nên chung chung. Trợ lý hỗ trợ sắp xếp thông tin theo mạch từ mục tiêu đến những việc cần triển khai.
- Mục tiêu cần đạt.
- Nhóm nhiệm vụ và nội dung thực hiện.
- Mốc thời gian hoặc tiến độ đã được xác định.
- Trách nhiệm của các bên khi có dữ kiện cụ thể.
- Kết quả cần theo dõi hoặc hoàn thành.
AI không được tự gán trách nhiệm cho cơ quan hoặc cá nhân khi dữ kiện đầu vào chưa xác định. Phần còn thiếu cần được người dùng bổ sung hoặc kiểm tra.
03 / Nguyên tắc kiểm tra
AI không nên tự tạo tiến độ và phân công
Để dự thảo đáng tin cậy, những thông tin chưa có căn cứ cần được để trống, đánh dấu để bổ sung hoặc đưa ra để người dùng kiểm tra.
- Đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp.
- Ngày hoàn thành, thời hạn hoặc mốc tiến độ.
- Nguồn kinh phí, chỉ tiêu và số lượng.
- Phạm vi triển khai và căn cứ thực tế.
Trợ lý hỗ trợ lập dự thảo, không thay thế việc xác định trách nhiệm, phê duyệt kế hoạch hoặc kiểm tra dữ kiện thực tế.
Theo tình huống công việc
Một số nhu cầu lập kế hoạch thường gặp
Các ví dụ dưới đây mô tả tình huống sử dụng phổ biến, không phải danh mục pháp lý bắt buộc.
Kế hoạch công tác
Tổ chức nhiệm vụ, thời gian và kết quả cần thực hiện trong một giai đoạn.
Kế hoạch triển khai nhiệm vụ
Chuyển yêu cầu được giao thành các nhóm việc và bước triển khai cụ thể.
Kế hoạch kiểm tra
Làm rõ nội dung, phạm vi, thời gian và cách phối hợp kiểm tra.
Kế hoạch tuyên truyền
Tổ chức chủ đề, đối tượng, hoạt động và kết quả mong muốn nếu đã có.
Kế hoạch tổ chức hội nghị, sự kiện
Sắp xếp các đầu việc, mốc chuẩn bị và bên liên quan.
Kế hoạch tập huấn
Ghi mục tiêu, đối tượng, nội dung, thời gian và điều kiện tổ chức.
Kế hoạch thực hiện chuyên đề
Phân chia nội dung chuyên đề thành các phần việc có thể theo dõi.
Kế hoạch phối hợp
Tổ chức vai trò và đầu việc giữa các đơn vị khi thông tin đã rõ.
Phân biệt đúng nhu cầu
Kế hoạch và báo cáo khác nhau ở đâu?
Kế hoạch tập trung vào việc sẽ làm; báo cáo tập trung vào việc đã làm và kết quả đạt được. Nếu bạn cần viết lại kết quả, số liệu và tồn tại, hãy xem Viết báo cáo bằng AI.
Phân biệt đúng nhu cầu
Kế hoạch và Chương trình công tác khác nhau thế nào?
Kế hoạch tập trung vào mục tiêu, nhiệm vụ, cách tổ chức thực hiện, trách nhiệm, tiến độ và kết quả cần đạt. Chương trình công tác tập trung vào việc sắp xếp các đầu việc đã xác định theo thời gian, lịch tuần, tháng hoặc đợt công tác.
Khi cần tổ chức đầu việc thành lịch dễ theo dõi, xem Soạn chương trình công tác bằng AI.
Chuyển sang bước rà soát
Đã có bản kế hoạch cần rà soát?
Nếu đã có bản Word/PDF, không cần tạo lại từ đầu; bạn có thể đưa sang chức năng Đánh giá và hoàn thiện văn bản.
Mở rộng nhu cầu soạn thảo
Cần soạn loại văn bản khác?
Xem Tham mưu và soạn thảo văn bản để bắt đầu từ yêu cầu, hoặc chọn Soạn công văn bằng AI khi nhu cầu phù hợp với công văn.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu lập kế hoạch bằng AI.
Chưa có bản nháp kế hoạch thì có dùng được không?
Có. Bạn có thể bắt đầu từ mục tiêu, nhiệm vụ, yêu cầu hoặc các dữ kiện đang có; không bắt buộc phải có sẵn một bản kế hoạch hoàn chỉnh.
Tôi cần cung cấp những thông tin gì để AI lập kế hoạch?
Nên nêu mục tiêu, nhiệm vụ, thời gian, đơn vị thực hiện, điều kiện liên quan và kết quả mong muốn nếu đã xác định.
AI có tự chia nhiệm vụ và phân công đơn vị không?
AI có thể hỗ trợ tổ chức nội dung đã có, nhưng không nên tự gán nhiệm vụ hoặc phân công đơn vị khi người dùng chưa cung cấp dữ kiện cụ thể.
Có thể lập kế hoạch từ một yêu cầu ngắn không?
Có thể bắt đầu từ yêu cầu ngắn, nhưng dự thảo sẽ sát thực tế hơn khi bạn bổ sung thêm mục tiêu, phạm vi, nhiệm vụ và thông tin liên quan.
Có thể dùng kế hoạch cũ làm mẫu không?
Có thể cung cấp tài liệu tham khảo nếu có. Người dùng vẫn cần kiểm tra căn cứ, dữ kiện và sự phù hợp của bản kế hoạch mới.
Sau khi tạo có thể chỉnh sửa tiếp không?
Có. Bạn có thể xem dự thảo, chỉnh sửa nội dung, tải bản Word và tiếp tục hoàn thiện theo yêu cầu thực tế.
Kế hoạch do AI tạo có thể sử dụng ngay không?
Không nên sử dụng ngay mà chưa kiểm tra. Cần rà lại nhiệm vụ, tiến độ, phân công, căn cứ, số liệu và bản cuối trước khi sử dụng.
Bắt đầu từ mục tiêu thực tế
Biến mục tiêu thành dự thảo kế hoạch rõ việc, rõ tiến độ
Đưa nhiệm vụ và dữ kiện đang có vào quy trình tham mưu để bắt đầu một bản dự thảo có cấu trúc hơn.