Mục đích công văn
Nêu rõ việc cần trao đổi, đề nghị hoặc triển khai.
AI hỗ trợ soạn công văn
Soạn công văn bằng AI từ yêu cầu và dữ kiện thực tế
Cung cấp mục đích, nội dung cần truyền đạt và các thông tin liên quan. Trợ lý hỗ trợ tổ chức ý và xây dựng dự thảo công văn để người dùng tiếp tục kiểm tra, chỉnh sửa và hoàn thiện.
Công văn được xây dựng từ thông tin bạn cung cấp và vẫn cần được kiểm tra trước khi sử dụng.
01
YÊU CẦUMục đích và việc cần trao đổi
02
NỘI DUNG CHÍNHThông tin, nhiệm vụ và thời hạn
CÔNG VĂN
Số: … / V/v …
DỰ THẢO CÔNG VĂN
Người dùng kiểm tra trước khi sử dụng
01 / Bắt đầu từ yêu cầu
Công văn thường bắt đầu từ một yêu cầu công việc
Người dùng thường đã biết việc cần trao đổi, người hoặc đơn vị nhận công văn và nội dung cần đề nghị, yêu cầu hoặc phối hợp. Điều khó hơn là tổ chức các ý rời thành một dự thảo có bố cục rõ ràng.
- Cần trao đổi việc gì và mục đích của công văn là gì.
- Công văn gửi cho ai, đơn vị nào hoặc người nào chịu trách nhiệm.
- Cần đề nghị, yêu cầu hoặc phối hợp nội dung gì.
Trợ lý giúp chuyển những dữ kiện bạn đã có thành một khung dự thảo để tiếp tục kiểm tra, không tự biết những thông tin chưa được cung cấp.
Thông tin đầu vào
Cần cung cấp những gì?
Thông tin đầu vào càng rõ, dự thảo công văn càng sát với công việc thực tế.
Cơ quan/người nhận
Cung cấp đối tượng nhận hoặc đơn vị cần phối hợp.
Nội dung cần trao đổi
Ghi các ý chính, thông tin và kết quả cần thể hiện.
Yêu cầu hoặc nhiệm vụ
Nêu việc cần thực hiện, trách nhiệm hoặc phản hồi mong muốn.
Mốc thời gian nếu có
Bổ sung thời hạn, thời điểm thực hiện hoặc kỳ báo cáo.
Số liệu/dữ kiện liên quan
Đưa số liệu, tên riêng và dữ kiện không được tự ý thay đổi.
Căn cứ hoặc tài liệu tham khảo
Tải hoặc nêu căn cứ, tài liệu liên quan nếu bạn có sẵn.
Thông tin đầu vào càng rõ, người dùng càng dễ đối chiếu và hoàn thiện bản dự thảo sau khi Trợ lý xử lý.
Trong chức năng Tham mưu văn bản
Trợ lý hỗ trợ soạn công văn như thế nào?
Quy trình tập trung vào việc tổ chức đầu vào và tạo bản dự thảo để người dùng tiếp tục kiểm tra.
Xác định nội dung trọng tâm
Phân tích yêu cầu và những việc cần được thể hiện trong công văn.
Tổ chức bố cục công văn
Sắp xếp mục đích, nội dung, nhiệm vụ và thông tin liên quan thành một khung rõ ràng.
Diễn đạt rõ ràng, mạch lạc
Hỗ trợ chuyển ý rời thành câu chữ và đoạn văn dễ theo dõi hơn.
Giữ dữ kiện quan trọng
Đưa tên riêng, số liệu, mốc thời gian và yêu cầu người dùng cung cấp vào bản nháp.
Tạo dự thảo để chỉnh sửa
Cho ra bản nháp công văn để người dùng đọc, đối chiếu và điều chỉnh tiếp.
Tiếp tục hoàn thiện sau dự thảo
Có thể chuyển sang Đánh giá và hoàn thiện văn bản khi đã có bản dự thảo cần rà soát.
Một số nhu cầu thường gặp
Một số nhu cầu soạn công văn phổ biến
Các cách gọi dưới đây mô tả mục đích công việc thường gặp, không phải danh mục pháp lý chính thức.
Công văn đề nghị
Công văn trả lời
Công văn đôn đốc
Công văn phối hợp
Công văn hướng dẫn thực hiện
Công văn báo cáo, trao đổi thông tin
Công văn yêu cầu cung cấp thông tin
Loại văn bản và cách trình bày cuối cùng vẫn cần được chọn, kiểm tra và điều chỉnh theo tình huống thực tế.
02 / Kiểm tra dữ kiện
AI không nên tự đoán dữ kiện
Nếu thông tin đầu vào còn thiếu, người dùng cần bổ sung hoặc kiểm tra lại trước khi dùng bản dự thảo. AI không phải nguồn xác minh thay cho hồ sơ và người có trách nhiệm.
- Số liệu, số văn bản và mốc thời gian.
- Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân và người ký.
- Căn cứ, nội dung vụ việc và yêu cầu thực tế.
Bản dự thảo chỉ là điểm bắt đầu. Người dùng cần rà soát nội dung, dữ kiện, căn cứ và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.
Quy trình trong ứng dụng
Từ yêu cầu đến dự thảo công văn
Các bước dưới đây đối chiếu theo giao diện và luồng soạn thảo hiện có trong chức năng Tham mưu văn bản.
- 01
Chọn loại văn bản “Công văn”
Ở mục “Loại văn bản mong muốn”, chọn Công văn khi phù hợp.
- 02
Nhập yêu cầu cần tham mưu
Ghi việc cần xử lý, nội dung cần truyền đạt và kết quả mong muốn.
- 03
Bổ sung dữ kiện và tài liệu
Thêm thông tin, căn cứ hoặc tệp đầu vào nếu có.
- 04
Phân tích và tạo dự thảo
Bấm “Phân tích và tạo dự thảo” để Trợ lý xử lý đầu vào.
- 05
Kiểm tra lại nội dung
Đọc các bản dự thảo, đối chiếu dữ kiện và chỉnh những phần chưa phù hợp.
- 06
Hoàn thiện hoặc tải kết quả
Tiếp tục chỉnh sửa hoặc bấm “Tải dự thảo Word” theo chức năng hiện có.
Chọn đúng chức năng
Đã có dự thảo công văn?
Nếu đã có file Word/PDF và chỉ muốn rà soát, kiểm tra hoặc đề xuất hoàn thiện, hãy dùng chức năng dành cho văn bản đã có.
Mở rộng nhu cầu
Cần soạn loại văn bản khác?
Ngoài công văn, Trợ lý còn hỗ trợ nhiều loại văn bản khác theo danh mục hiện có của hệ thống.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu soạn công văn bằng AI.
Tôi chưa có bản nháp công văn thì có dùng được không?
Có. Bạn có thể bắt đầu từ yêu cầu công việc, mục đích, nội dung cần trao đổi và các dữ kiện đang có; không bắt buộc phải có sẵn một bản nháp.
Tôi cần cung cấp những thông tin gì?
Nên cung cấp mục đích, cơ quan hoặc người nhận, nội dung chính, nhiệm vụ, thời hạn, số liệu, căn cứ và tài liệu liên quan nếu có.
AI có tự điền số liệu hoặc tên đơn vị không?
Không nên mặc định như vậy. Người dùng cần cung cấp hoặc kiểm tra lại số liệu, tên đơn vị, tên người, thời gian và các dữ kiện quan trọng.
Có thể dùng văn bản mẫu khi soạn công văn không?
Có thể tham khảo mẫu phù hợp trong Kho mẫu văn bản nếu bạn có nhu cầu sử dụng mẫu trong quá trình soạn thảo.
Sau khi tạo công văn có thể chỉnh sửa tiếp không?
Có. Bạn có thể đọc bản dự thảo, chỉnh sửa nội dung và tải kết quả Word theo chức năng hiện có.
Có thể kiểm tra lại công văn sau khi soạn không?
Có. Khi đã có bản Word/PDF, bạn có thể chuyển sang Đánh giá và hoàn thiện văn bản để tiếp tục rà soát.
Kết quả AI có thể ban hành ngay không?
Không nên sử dụng ngay mà chưa kiểm tra. Người dùng cần rà soát nội dung, dữ kiện, căn cứ, thể thức và chịu trách nhiệm với bản cuối trước khi trình ký hoặc ban hành.
Bắt đầu từ yêu cầu
Bắt đầu từ yêu cầu, tạo dự thảo công văn rõ ràng hơn
Đưa nội dung cần trao đổi và dữ kiện thực tế vào quy trình soạn thảo hiện có.