Tên cuộc họp hoặc buổi làm việc
Nêu chủ đề hoặc tên gọi để xác định bối cảnh của thông báo.
AI hỗ trợ soạn thông báo kết luận
Soạn thông báo kết luận bằng AI từ ý kiến chỉ đạo và nhiệm vụ
Cung cấp nội dung cuộc họp hoặc buổi làm việc, ý kiến kết luận, nhiệm vụ được giao, đơn vị thực hiện và các mốc thời gian liên quan. Trợ lý hỗ trợ tổ chức thành dự thảo thông báo kết luận để người dùng tiếp tục kiểm tra và hoàn thiện.
Bản dự thảo được xây dựng từ dữ kiện bạn cung cấp và vẫn cần được kiểm tra trước khi sử dụng.
01
NỘI DUNG CUỘC HỌPÝ kiến, vấn đề và kết quả đã trao đổi
02
KẾT LUẬN & NHIỆM VỤĐơn vị thực hiện và mốc thời gian đã cung cấp
03
DỰ THẢO THÔNG BÁORõ việc, trách nhiệm và thời hạn
Người dùng kiểm tra và hoàn thiện nội dung cuối cùng
01 / Làm rõ đầu ra
Từ ý kiến kết luận đến nhiệm vụ cụ thể
Thông báo kết luận không chỉ là phần tóm tắt cuộc họp. Người đọc cần nhận ra nội dung đã thống nhất, việc cần làm, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện, thời hạn và cách theo dõi nếu đã được xác định.
- Giữ lại các ý kiến kết luận, chỉ đạo và nội dung đã được thống nhất.
- Tách nhiệm vụ theo việc cần thực hiện, đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp.
- Thể hiện mốc hoàn thành, yêu cầu báo cáo hoặc bước tiếp theo khi có trong đầu vào.
Trợ lý hỗ trợ chuyển các ý rời thành khung dự thảo dễ đọc hơn, nhưng không thay người có thẩm quyền xác định nội dung kết luận.
Thông tin đầu vào
Cần cung cấp những gì?
Thông tin đầu vào càng rõ, dự thảo thông báo kết luận càng sát với cuộc họp và nhiệm vụ thực tế.
Thời gian, địa điểm nếu cần
Bổ sung thông tin cuộc họp khi cần thể hiện trong văn bản.
Thành phần và chủ trì
Ghi các đơn vị, cá nhân tham dự hoặc chủ trì nếu đã xác định.
Vấn đề đã xem xét
Tóm tắt các nội dung, báo cáo hoặc việc đã được đưa ra trao đổi.
Ý kiến kết luận, chỉ đạo
Đưa nguyên ý hoặc ý chính đã được kết luận, thống nhất.
Nhiệm vụ được giao
Liệt kê việc cần thực hiện, kết quả mong muốn hoặc yêu cầu báo cáo.
Đơn vị chủ trì, phối hợp
Nêu rõ trách nhiệm của đơn vị hoặc cá nhân khi có trong nội dung họp.
Thời hạn thực hiện
Ghi ngày, mốc hoặc kỳ hoàn thành; không để AI tự suy đoán.
Không phải trường thông tin nào cũng bắt buộc. Dữ kiện càng cụ thể thì người dùng càng dễ đối chiếu và hoàn thiện bản dự thảo.
Quy trình trong ứng dụng
Trợ lý hỗ trợ soạn như thế nào?
Quy trình tập trung vào việc tổ chức đầu vào và tạo bản dự thảo để người dùng tiếp tục kiểm tra.
- 01
Chọn loại văn bản “Thông báo kết luận”
Ở mục loại văn bản mong muốn, chọn đúng loại khi phù hợp với nhu cầu.
- 02
Nhập nội dung cuộc họp
Ghi bối cảnh, vấn đề đã xem xét, thành phần và các thông tin liên quan.
- 03
Bổ sung ý kiến và nhiệm vụ
Đưa ý kiến kết luận, đơn vị thực hiện, phối hợp và thời hạn nếu đã có.
- 04
Phân tích và tạo dự thảo
Bấm “Phân tích và tạo dự thảo” để Trợ lý sắp xếp nội dung đầu vào.
- 05
Đối chiếu thông báo kết luận
Kiểm tra nội dung kết luận, nhiệm vụ, trách nhiệm và mốc thực hiện.
- 06
Hoàn thiện hoặc tải kết quả
Chỉnh sửa bản nháp và tải dự thảo Word theo chức năng hiện có.
02 / Kiểm tra đầu ra
Rõ việc – Rõ trách nhiệm – Rõ thời hạn
Một dự thảo hữu ích giúp người đọc nhanh chóng trả lời ba câu hỏi: cần làm việc gì, ai chịu trách nhiệm và hoàn thành vào khi nào. Nếu đã có yêu cầu phối hợp hoặc báo cáo, các thông tin đó cũng cần được thể hiện rõ.
- Rõ việc: nhiệm vụ và kết quả cần đạt được diễn đạt cụ thể.
- Rõ trách nhiệm: đơn vị chủ trì, phối hợp hoặc cá nhân được nêu đúng theo đầu vào.
- Rõ thời hạn: ngày, mốc hoặc kỳ thực hiện được giữ nguyên để đối chiếu.
Sau khi tạo dự thảo, người dùng vẫn cần đối chiếu với nội dung cuộc họp và ý kiến của người có thẩm quyền.
03 / Giới hạn cần nhớ
AI không được tự tạo ý kiến chỉ đạo
AI có thể diễn đạt và sắp xếp những gì người dùng cung cấp, nhưng không được tự bổ sung một kết luận mới rồi trình bày như ý kiến đã được thống nhất trong cuộc họp.
- Không tự tạo ý kiến chỉ đạo, nhiệm vụ hoặc cam kết chưa được nêu.
- Không tự gán đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp hay người chịu trách nhiệm.
- Không tự đặt thời hạn, số liệu, căn cứ hoặc trạng thái hoàn thành.
- Không biến suy đoán thành nội dung chính thức của thông báo kết luận.
Nếu thiếu dữ kiện, hãy bổ sung hoặc để trống để người dùng kiểm tra. Bản dự thảo không thay thế biên bản, hồ sơ cuộc họp hay trách nhiệm phê duyệt.
Bối cảnh sử dụng
Một số tình huống thường gặp
Các tình huống dưới đây mô tả nhu cầu tổ chức nội dung, không phải danh mục pháp lý bắt buộc.
Sau cuộc họp giao ban
Chuyển các ý kiến thống nhất và việc cần làm thành bản dự thảo dễ theo dõi.
Sau buổi làm việc
Ghi lại nội dung đã trao đổi, kết luận và đầu mối thực hiện.
Sau hội nghị hoặc cuộc họp chuyên đề
Tổ chức nhiều nhóm nhiệm vụ, đơn vị phối hợp và mốc báo cáo nếu có.
Sau buổi kiểm tra, đôn đốc
Thể hiện việc cần khắc phục, đơn vị chịu trách nhiệm và thời hạn đã thống nhất.
Sau cuộc họp xử lý một vụ việc
Phân tách kết luận, nhiệm vụ tiếp theo và các thông tin cần tiếp tục xác minh.
Khi có danh sách việc cần theo dõi
Đưa các dòng ghi chép rời vào cấu trúc thông báo để thuận tiện rà soát.
Bắt đầu từ tài liệu đang có
Đã có biên bản hoặc ghi chép cuộc họp?
Bạn có thể dùng biên bản, ghi chép, nội dung kết luận hoặc danh sách nhiệm vụ làm đầu vào để tổ chức thành dự thảo thông báo kết luận. Hãy kiểm tra lại các ý chính trước khi tạo bản nháp.
Thông báo kết luận tập trung truyền đạt ý kiến kết luận hoặc chỉ đạo, nhiệm vụ được giao, đơn vị thực hiện và thời hạn sau cuộc họp. Nếu cần ghi nhận những gì thực tế đã diễn ra, gồm thời gian, thành phần, nội dung trao đổi, ý kiến và nội dung thống nhất, hãy xem Soạn biên bản bằng AI.
Rà soát văn bản đã có
Đã có bản thông báo cần rà soát?
Nếu đã có bản Word hoặc PDF và muốn kiểm tra nội dung, dữ kiện, cách diễn đạt hoặc điểm cần hoàn thiện, hãy chuyển sang chức năng Đánh giá và hoàn thiện văn bản.
Mở rộng nhu cầu
Cần soạn văn bản khác?
Chọn hướng dẫn phù hợp với loại văn bản và công việc bạn đang cần xử lý.
Bạn cũng có thể xem các loại văn bản khác đang được hỗ trợ trong chức năng Tham mưu và soạn thảo văn bản.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu soạn thông báo kết luận bằng AI.
Chưa có bản nháp thông báo kết luận thì có dùng được không?
Có. Bạn có thể bắt đầu từ biên bản, ghi chép cuộc họp, ý kiến kết luận, nhiệm vụ và các dữ kiện đang có; không bắt buộc phải có sẵn bản thông báo.
Tôi cần cung cấp những thông tin nào?
Nên cung cấp bối cảnh cuộc họp, nội dung đã xem xét, ý kiến kết luận, nhiệm vụ, đơn vị thực hiện, thời hạn và yêu cầu phối hợp hoặc báo cáo nếu có.
Có thể nhập các ý kết luận rời để AI tổ chức lại không?
Có. Bạn có thể nhập các ý rời hoặc danh sách nhiệm vụ; Trợ lý hỗ trợ sắp xếp lại thành khung dự thảo để người dùng tiếp tục đối chiếu.
AI có tự giao nhiệm vụ cho đơn vị không?
Không. AI chỉ tổ chức nhiệm vụ và trách nhiệm đã được cung cấp, không tự giao việc hoặc gán đơn vị chủ trì, phối hợp.
AI có tự đặt thời hạn hoàn thành không?
Không. Thời hạn cần được cung cấp hoặc người dùng xác định, sau đó kiểm tra lại trong bản dự thảo.
Có thể sửa lại dự thảo sau khi tạo không?
Có. Bạn có thể đọc, chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bỏ nội dung chưa phù hợp trước khi hoàn thiện và tải kết quả.
Thông báo kết luận do AI tạo có thể sử dụng ngay không?
Không nên sử dụng ngay khi chưa kiểm tra. Người dùng cần đối chiếu nội dung kết luận, nhiệm vụ, đơn vị, thời hạn, căn cứ và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.
Bắt đầu từ nội dung cuộc họp
Từ ý kiến kết luận đến dự thảo rõ việc, rõ trách nhiệm
Đưa kết luận, nhiệm vụ và các mốc thực hiện vào quy trình soạn thảo hiện có.