Tên buổi làm việc hoặc cuộc họp
Nêu chủ đề hoặc tên gọi giúp xác định bối cảnh.
AI hỗ trợ soạn biên bản
Soạn biên bản bằng AI từ nội dung cuộc họp và làm việc
Cung cấp thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung trao đổi, kết quả thống nhất và các thông tin cần ghi nhận. Trợ lý hỗ trợ tổ chức thành dự thảo biên bản để người dùng tiếp tục kiểm tra và hoàn thiện.
Người dùng cung cấp nội dung thực tế; dự thảo vẫn cần được đối chiếu trước khi sử dụng.
01THỜI GIANNgày, giờ thực tế
02ĐỊA ĐIỂMNơi diễn ra
03THÀNH PHẦNNgười tham dự đã xác định
04NỘI DUNGTrao đổi và ý kiến cần ghi nhận
05KẾT QUẢ THỐNG NHẤTNội dung đã được cung cấp
DỰ THẢO BIÊN BẢNKiểm tra trước khi dùng
01 / Bản chất của biên bản
Biên bản cần ghi lại đúng những gì đã diễn ra
Biên bản khác với Kế hoạch hoặc Báo cáo ở chỗ trọng tâm là ghi nhận lại sự việc, nội dung trao đổi hoặc kết quả làm việc đã xảy ra.
Một dự thảo biên bản thường cần làm rõ:
- Thời gian và địa điểm.
- Thành phần tham dự, người chủ trì hoặc người ghi biên bản nếu có.
- Nội dung làm việc và các ý kiến cần ghi nhận.
- Nội dung đã thống nhất.
- Nhiệm vụ hoặc cam kết nếu thực tế có phát sinh.
- Thời điểm kết thúc nếu cần.
AI chỉ tổ chức dữ kiện được cung cấp, không tự tạo diễn biến. Phần chưa rõ cần được người dùng bổ sung hoặc xác minh.
Chuẩn bị dữ kiện thực tế
Cần cung cấp những gì?
Không phải trường nào cũng bắt buộc. Hãy bắt đầu từ những thông tin bạn đang có và bổ sung phần còn thiếu trong quá trình rà soát.
Thời gian
Cung cấp ngày, giờ bắt đầu hoặc khoảng thời gian nếu đã biết.
Địa điểm
Ghi nơi diễn ra cuộc họp hoặc buổi làm việc.
Thành phần tham dự
Nêu người, đơn vị hoặc nhóm tham dự theo dữ kiện thực tế.
Người chủ trì nếu có
Bổ sung người chủ trì khi thông tin này đã được xác định.
Người ghi biên bản nếu có
Ghi nhận người lập biên bản khi cần thể hiện.
Nội dung trao đổi
Đưa các ý chính, vấn đề đã được trao đổi hoặc xử lý.
Ý kiến đáng chú ý
Giữ lại ý kiến cần phản ánh theo nội dung thực tế.
Nội dung đã thống nhất
Nêu rõ phần đã được các bên thống nhất nếu có căn cứ.
Nhiệm vụ hoặc cam kết nếu có
Chỉ đưa vào những nhiệm vụ, cam kết thực tế đã phát sinh.
Thời hạn nếu đã xác định
Ghi mốc thời gian hoặc thời hạn đã được nêu trong buổi làm việc.
Tài liệu liên quan nếu cần
Cung cấp tài liệu hoặc căn cứ giúp kiểm tra nội dung.
Quy trình trong ứng dụng
Trợ lý hỗ trợ soạn biên bản như thế nào?
Luồng dưới đây giúp chuyển ghi chép và dữ kiện đang có thành một bản dự thảo có cấu trúc để tiếp tục kiểm tra.
- 01
Tiếp nhận dữ kiện của buổi làm việc
Đưa nội dung, ghi chép và tài liệu liên quan vào quy trình.
- 02
Xác định thành phần và bối cảnh
Nhóm các thông tin về thời gian, địa điểm và người tham dự đã có.
- 03
Nhóm các nội dung trao đổi
Sắp xếp các ý chính và ý kiến theo mạch dễ theo dõi hơn.
- 04
Tách những kết quả đã thống nhất
Làm rõ phần kết quả chỉ khi nội dung đã được người dùng cung cấp.
- 05
Tổ chức thành dự thảo biên bản
Chọn loại Biên bản trong chức năng Tham mưu để tạo bản nháp.
- 06
Người dùng kiểm tra và hoàn thiện
Đối chiếu sự kiện, nội dung, thể thức và quyết định bản cuối.
02 / Nguyên tắc kiểm tra
Giữ nguyên sự kiện, không tự thêm diễn biến
Biên bản có giá trị ở việc phản ánh đúng nội dung đã diễn ra. AI không nên tự tạo những thông tin chưa có trong dữ kiện đầu vào.
- Người tham dự hoặc người phát biểu.
- Ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết hoặc nội dung thống nhất.
- Lời cam kết, nhiệm vụ và thời hạn.
- Thời gian, địa điểm, số liệu hoặc diễn biến chưa được cung cấp.
Nếu dữ kiện chưa rõ, người dùng cần bổ sung hoặc xác minh trước khi coi dự thảo là bản ghi nhận chính thức.
Phân biệt đúng nhu cầu
Biên bản khác thông báo kết luận như thế nào?
Biên bản ghi nhận lại nội dung hoặc sự việc đã diễn ra. Thông báo kết luận truyền đạt kết luận và nhiệm vụ sau cuộc họp hoặc buổi làm việc. Khi cần truyền đạt phần kết luận, xem Soạn thông báo kết luận bằng AI.
Theo tình huống công việc
Một số nhu cầu biên bản thường gặp
Các ví dụ dưới đây là những tình huống có thể bắt đầu từ nội dung và dữ kiện người dùng cung cấp.
Biên bản làm việc
Ghi lại nội dung trao đổi, ý kiến và kết quả của một buổi làm việc.
Biên bản cuộc họp
Tổ chức các thông tin đã ghi nhận trong một cuộc họp cụ thể.
Biên bản ghi nhận sự việc
Trình bày sự việc theo dữ kiện, thời gian và các bên liên quan đã biết.
Biên bản kiểm tra
Ghi nhận nội dung kiểm tra, ý kiến và kết quả thực tế nếu có.
Biên bản trao đổi
Sắp xếp các ý kiến và nội dung đã trao đổi giữa các bên.
Biên bản thống nhất nội dung
Làm rõ những điểm đã được xác nhận hoặc thống nhất trong buổi làm việc.
Chuyển sang bước rà soát
Đã có biên bản cần rà soát?
Nếu đã có bản Word/PDF, có thể rà lại nội dung, logic, các thông tin còn thiếu, sự thống nhất giữa các phần, thể thức và lỗi trình bày.
Mở rộng nhu cầu soạn thảo
Cần soạn văn bản khác?
Biên bản ghi nhận những gì thực tế đã diễn ra tại cuộc họp hoặc buổi làm việc, gồm thời gian, thành phần, nội dung trao đổi, ý kiến và nội dung thống nhất. Nếu cần truyền đạt ý kiến kết luận hoặc chỉ đạo, nhiệm vụ được giao, đơn vị thực hiện và thời hạn sau cuộc họp, hãy xem Soạn thông báo kết luận bằng AI.
Chọn đúng nhu cầu để xem hướng dẫn: Soạn công văn bằng AI, Viết báo cáo bằng AI, Lập kế hoạch bằng AI, Soạn tờ trình bằng AI. Bạn cũng có thể xem Tham mưu văn bản để bắt đầu từ loại văn bản phù hợp.
Giải đáp nhanh
Câu hỏi thường gặp
Những điều nên biết trước khi bắt đầu soạn biên bản bằng AI.
Chưa có bản nháp biên bản thì có dùng được không?
Có. Bạn có thể bắt đầu từ ghi chép, nội dung trao đổi và các dữ kiện đang có; không bắt buộc phải có sẵn một bản biên bản hoàn chỉnh.
Tôi cần cung cấp những thông tin nào?
Nên cung cấp những gì đã biết về tên buổi làm việc, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung trao đổi, ý kiến và kết quả thống nhất nếu có.
Có thể nhập các ý ghi chép rời để AI tổ chức lại không?
Có. Các ý ghi chép rời có thể được đưa vào làm dữ kiện để Trợ lý hỗ trợ nhóm và sắp xếp thành dự thảo dễ kiểm tra hơn.
AI có tự thêm ý kiến của người tham dự không?
Không nên. AI chỉ nên tổ chức những ý kiến người dùng đã cung cấp. Người dùng cần xác minh người nói và nội dung trước khi sử dụng.
AI có tự xác định kết quả cuộc họp không?
Không. Kết quả thống nhất chỉ được đưa vào dự thảo khi có trong dữ kiện hoặc đã được người dùng xác nhận.
Có thể sửa dự thảo sau khi tạo không?
Có. Bạn có thể xem dự thảo, chỉnh sửa nội dung, tải bản Word và tiếp tục hoàn thiện theo tình hình thực tế.
Biên bản do AI tạo có thể sử dụng ngay không?
Không nên sử dụng ngay khi chưa kiểm tra. Cần đối chiếu lại thời gian, địa điểm, thành phần, diễn biến và nội dung, kết quả thống nhất, nhiệm vụ, số liệu và thể thức.
Bắt đầu từ dữ kiện thực tế
Từ ghi chép và dữ kiện đến dự thảo biên bản rõ ràng
Đưa nội dung cuộc họp hoặc buổi làm việc vào chức năng Tham mưu để bắt đầu một bản dự thảo có cấu trúc hơn.